Privacy Policy

Last updated: 1 November 2026

This policy explains what personal data we process when you visit ysbmanager.ro, when you have an account at ysbmanager.ro/cont, when you buy and use YSB.Manager, or when you write to us. It follows Regulation (EU) 2016/679, the General Data Protection Regulation (GDPR).

1. Who is responsible for your data

Because we offer YSB.Manager to companies in the European Union and to the people who work for them, the GDPR applies to the processing described here, even though we are established outside the Union. You can write to us directly or to our representative in the Union.

2. Data we do NOT hold

What you work on with YSB.Manager (your company's documents, emails, drawings, notes and data) stays on your computers and in your own accounts. We do not receive it and we do not see it.

Your conversations with Claude are processed by Anthropic, through your own or your company's Claude account, under your contract and Anthropic's policy. We have no access to them.

Your card details go directly to our payment provider (section 5); we do not see them.

3. The data we hold and where it comes from

3.1. When you visit the website

Like any web server, the server hosting the website records the IP address, the page requested, the date and the browser, for operation and security. The website shows a cookie banner; analytics and advertising cookies are used only if you accept them (section 9 and our Cookie Policy).

3.2. Your account at ysbmanager.ro/cont

• your email address, name, username and, if you add one, your profile picture;
• your password, stored only as an irreversible fingerprint (hash), never in plain text;
• for two-step sign-in: the key of the authenticator app on your phone, stored encrypted, and your backup codes, stored only as fingerprints;
• your roles in the account (for example owner, company member, seller, technician) and the companies you are linked to;
• your sign-in sessions: IP address, browser, time of sign-in and of last use;
• sign-in attempts, to stop password guessing.

3.3. Your company

• the company name, tax identification number (CUI, required, because we sell only to businesses), trade register number, address, billing email and company phone number;
• the company's members in the account and their roles, the seller who looks after the company and how we verified its legal representative.

3.4. The licence and computers

• the licence ID, the email address linked to it, the modules, the prices in the offer, the amount paid and the payment reference;
• for each activated computer: the technical fingerprint (a cryptographic value, or hash, calculated from operating system identifiers; not the contents of the computer), the operating system, the software version, the IP address and the program that requested the activation, plus the name you give the computer in your account.

3.5. The account log

Important actions in the account and on the licence (for example issuing a licence, an activation, a role change, the consent to download) are written to a log, with the date, IP address and browser.

3.6. Messages, support and offer requests

• support requests: your name, email, subject, message and our replies;
• offer requests made from the account: who asked, the module and the message;
• emails we send you: the address, name and type of email (we do not keep their text in the account);
• at installation, our team's technical sheet: the company, the contact person, the computer's configuration (processor, memory, disk) and the technician's notes.

3.7. Job applicants

If you write to us about a job: your name, contact details, CV and what you write in your message.

4. Why we use the data and on what legal basis

• The contract: the account, the licence, computer activations, installation, updates, support and the emails about them (Article 6(1)(b) GDPR). Without this data we cannot provide YSB.Manager.
• Before a contract: demo and offer requests (Article 6(1)(b) GDPR).
• Legal obligations: invoicing, accounting and proof of the consent related to the right of withdrawal (Article 6(1)(c) GDPR).
• Security and abuse prevention: the account log, sessions, limits on sign-in attempts, licence checks and server logs, in our legitimate interest in protecting accounts, licences and servers (Article 6(1)(f) GDPR).
• Company contacts: when you work for a company, we use your contact details to manage our relationship with that company, in the legitimate interest of both parties (Article 6(1)(f) GDPR).
• Job applicants: assessing your application at your request, before a possible contract (Article 6(1)(b) GDPR).

We do not send marketing messages without your consent and we do not use your data for advertising or profiling.

5. Who receives the data

We do not sell your data. The following providers process it on our behalf and only on our instructions, under contracts that require them to protect it:

• Cloudflare, Inc.: hosts the account, the licence server and the installation files;
• GetTerms: provides the cookie banner and keeps a record of the choice you make in it;
• our technical provider in Romania: hosts and runs the website, the support system and the email server we use to write to you, on a server rented in Romania, and builds, operates and repairs the account and the licence server; its people see the data only when this is needed for that work;
• Anthropic (Claude): the artificial intelligence assistant our technical provider uses to build and repair these systems; it may see account data when a problem is investigated, under Anthropic's data processing terms;
• Google (Gemini API): the artificial intelligence service our support system uses to classify support requests and propose replies to our team; it receives the text of the messages you send to support, through a paid service for which Google does not use them to improve its products, under Google's data processing terms. Nothing is sent to you without a person from our team.

The following receive data in their own capacity, not on our behalf:

• Airwallex processes card payments as an independent controller, under its own privacy policy;
• public authorities receive data only when the law requires us to provide it.

Inside the account, your colleagues from the same company and the people on our side who look after your company (the seller, the technician, support) see only what their role allows.

6. Data outside the European Economic Area

YSB Manager Limited is incorporated in Hong Kong, Cloudflare is a US company with data centres worldwide, Anthropic processes data in the United States, and Google may process support messages outside the European Economic Area. When your data leaves the European Economic Area, the transfer relies on the European Commission's adequacy decision for providers certified under the EU-US Data Privacy Framework, or on the standard contractual clauses approved by the European Commission (Articles 45 and 46 GDPR). You can ask us for a copy of these safeguards at office@ysbmanager.ro.

7. How long we keep the data

• sign-in sessions: up to 14 days from the last sign-in, then deleted automatically;
• the account log: 180 days, then deleted automatically;
• the record of emails sent: 90 days, then deleted automatically;
• the proof of the download consent (right of withdrawal) and of licence issue, including the IP address and browser recorded with them: 3 years after the licence ends, then deleted, unless a dispute is pending;
• account, company, licence and computer data: while you have the account or the licence, then 3 years, so that we can answer claims about the contract, then deleted or anonymised, unless a dispute is pending; invoicing documents for as long as accounting law requires;
• accounts without company details: if a confirmed account that has no company and no role in our team does not add the company's details within 10 days of confirming the email address, the account and its data are deleted automatically; we email a reminder 3 days before and a notice when the account is deleted, and those emails stay in the record of emails sent;
• installation technical sheets: while the company is our customer, then 3 years, then the personal data in them is deleted or anonymised;
• support requests: while you are a customer, then no more than 3 years;
• copies kept by our artificial intelligence providers under their own terms: Google keeps the support messages sent to the Gemini API and its responses for 55 days, only to detect and prevent abuse and for disclosures required by law or regulation; Anthropic keeps what it has seen under the retention rules of the Claude plan our technical provider uses (for the API, 30 days; in Claude for Work, until the conversation is deleted, then 30 days), conversations flagged by its safety systems for up to 2 years and their safety classification scores for up to 7 years, and may keep data longer to combat harmful use of its services, to resolve a dispute with our technical provider or when the law requires it;
• job applicants' data: no more than 12 months from the last message, then deleted.

8. Automated decisions

We do not use profiling. The automated decisions are the licence check and the deletion of accounts without company details. The licence check verifies that the licence is paid and not expired and that the number of computers in the licence is not exceeded. If the check fails, access to YSB.Manager may be suspended or an activation may be closed. The account is also deleted automatically when the company's details are not added in time (section 7), after a reminder email. In both cases you can ask for a human to review the result, explain your point of view and contest it by writing to office@ysbmanager.ro. The classification of support requests by Google (section 5) only helps our team prepare a reply; it does not decide anything about you.

9. Cookies and local storage

On the ysbmanager.ro website, the cookie banner from GetTerms remembers your choice in your browser's storage, and analytics and advertising cookies from Google and Meta are used only if you accept them. The full list, with the duration of each, is in our Cookie Policy. The account at ysbmanager.ro/cont uses only storage that is strictly necessary for the functions you ask for:

• __Host-ysb_cont: keeps you signed in; it expires after 14 days or when you sign out;
• __Host-ysb_tema: remembers whether you chose the light or the dark theme of the account; it is set only when you choose a theme and expires after one year.

The installation page remembers, only in your browser, the choices you make during installation, so you do not have to start over. You can change your choice at any time from the cookie button in the corner of the page. You can delete this storage at any time from your browser settings.

10. How we protect the data

Passwords and backup codes are stored only as irreversible fingerprints, authentication keys are stored encrypted, connections are encrypted, and team members with administrative roles must sign in with a second authentication step. Each person sees only what their role allows.

11. Your rights

You have the right to know what data we hold about you, to have it corrected, to ask for it to be deleted or its processing restricted, to object to processing based on our legitimate interest and to receive your data in an easy-to-use format. Some data cannot be deleted while the law requires us to keep it (for example invoices).

Write to us at office@ysbmanager.ro and we will reply within one month. You can also complain to the data protection authority in your country; in Romania, the National Supervisory Authority for Personal Data Processing (www.dataprotection.ro).

12. Children

YSB.Manager is made for companies and professionals. We do not address children under 16 and we do not knowingly process their data.

13. Changes

We may update this policy. The version in force is always on this page, with the date at the top. We will tell you about important changes by email.

English | Română

Ultima actualizare: 1 noiembrie 2026

Această politică explică ce date personale prelucrăm când vizitezi ysbmanager.ro, când ai un cont pe ysbmanager.ro/cont, când cumperi și folosești YSB.Manager sau când ne scrii. Politica urmează Regulamentul (UE) 2016/679, Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR).

1. Cine răspunde de datele tale

Pentru că oferim YSB.Manager firmelor din Uniunea Europeană și oamenilor care lucrează pentru ele, GDPR se aplică prelucrărilor descrise aici, chiar dacă suntem stabiliți în afara Uniunii. Ne poți scrie direct nouă sau reprezentantului nostru din Uniune.

2. Date pe care NU le avem

Ce lucrezi cu YSB.Manager (documentele, emailurile, desenele, notițele și datele firmei tale) rămâne pe calculatoarele tale și în conturile tale. Noi nu le primim și nu le vedem.

Conversațiile tale cu Claude sunt prelucrate de Anthropic, prin contul Claude al tău sau al firmei tale, conform contractului tău și politicii Anthropic. Noi nu avem acces la ele.

Datele cardului tău ajung direct la furnizorul nostru de plăți (punctul 5); noi nu le vedem.

3. Datele pe care le avem și de unde vin

3.1. Când vizitezi site-ul

Ca orice server web, serverul care găzduiește site-ul înregistrează adresa IP, pagina cerută, data și browserul, pentru funcționare și siguranță. Site-ul afișează un banner de cookie-uri; cookie-urile de statistică și de reclamă se folosesc doar dacă le accepți (punctul 9 și Politica de cookie-uri).

3.2. Contul tău de pe ysbmanager.ro/cont

• adresa de email, numele, numele de utilizator și, dacă o adaugi, poza de profil;
• parola, păstrată doar sub formă de amprentă ireversibilă (hash), niciodată în clar;
• pentru intrarea în doi pași: cheia aplicației de autentificare de pe telefon, păstrată criptat, și codurile de rezervă, păstrate doar ca amprente;
• rolurile tale în cont (de exemplu titular, membru al firmei, vânzător, tehnician) și firmele de care ești legat;
• sesiunile de intrare în cont: adresa IP, browserul, momentul intrării și al ultimei folosiri;
• încercările de intrare, ca să oprim ghicirea parolelor.

3.3. Firma ta

• denumirea firmei, codul de identificare fiscală (CUI, obligatoriu, pentru că vindem doar firmelor), numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, adresa, emailul de facturare și telefonul firmei;
• membrii firmei în cont și rolurile lor, vânzătorul care se ocupă de firmă și cum am verificat reprezentantul ei legal.

3.4. Licența și calculatoarele

• ID-ul licenței, adresa de email legată de ea, modulele, prețurile din ofertă, suma plătită și referința plății;
• pentru fiecare calculator activat: amprenta tehnică (o valoare criptografică, hash, calculată din identificatori ai sistemului de operare; nu conținutul calculatorului), sistemul de operare, versiunea programului, adresa IP și programul care a cerut activarea, plus numele pe care i-l dai calculatorului în cont.

3.5. Jurnalul contului

Acțiunile importante din cont și din licență (de exemplu emiterea unei licențe, o activare, o schimbare de rol, acordul pentru descărcare) se scriu într-un jurnal, cu data, adresa IP și browserul.

3.6. Mesajele, suportul și cererile de ofertă

• cererile de suport: numele, emailul, subiectul, mesajul și răspunsurile noastre;
• cererile de ofertă făcute din cont: cine a cerut, modulul și mesajul;
• emailurile pe care ți le trimitem: adresa, numele și tipul emailului (nu păstrăm textul lor în cont);
• la instalare, fișa tehnică a echipei noastre: firma, persoana de contact, configurația calculatorului (procesor, memorie, disc) și notele tehnicianului.

3.7. Candidații la un loc de muncă

Dacă ne scrii despre un loc de muncă: numele, datele de contact, CV-ul și ce ne scrii în mesaj.

4. De ce folosim datele și pe ce temei juridic

• Contractul: contul, licența, activarea calculatoarelor, instalarea, actualizările, suportul și emailurile despre ele (articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR). Fără aceste date nu putem furniza YSB.Manager.
• Înainte de un contract: cererile de demonstrație și de ofertă (articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR).
• Obligațiile legale: facturarea, contabilitatea și dovada acordului legat de dreptul de retragere (articolul 6 alineatul (1) litera (c) din GDPR).
• Siguranța și prevenirea abuzurilor: jurnalul contului, sesiunile, limitarea încercărilor de intrare, verificarea licenței și jurnalele serverelor, în interesul nostru legitim de a proteja conturile, licențele și serverele (articolul 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR).
• Contactele din firme: când lucrezi pentru o firmă, folosim datele tale de contact ca să gestionăm relația noastră cu acea firmă, în interesul legitim al ambelor părți (articolul 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR).
• Candidații la un loc de muncă: analiza candidaturii tale, la cererea ta, înainte de un eventual contract (articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR).

Nu trimitem mesaje de marketing fără acordul tău și nu folosim datele tale pentru reclame sau profilare.

5. Cine primește datele

Nu vindem datele tale. Furnizorii de mai jos le prelucrează în numele nostru și doar după instrucțiunile noastre, pe bază de contracte care îi obligă să le protejeze:

• Cloudflare, Inc.: găzduiește contul, serverul de licențe și fișierele de instalare;
• GetTerms: furnizează bannerul de cookie-uri și păstrează evidența alegerii pe care o faci în el;
• furnizorul nostru tehnic din România: găzduiește și administrează site-ul, sistemul de suport și serverul de email prin care îți scriem, pe un server închiriat în România, și construiește, operează și repară contul și serverul de licențe; oamenii lui văd datele doar când e nevoie pentru această muncă;
• Anthropic (Claude): asistentul de inteligență artificială pe care furnizorul nostru tehnic îl folosește ca să construiască și să repare aceste sisteme; poate vedea date din cont când se investighează o problemă, conform condițiilor Anthropic privind prelucrarea datelor;
• Google (Gemini API): serviciul de inteligență artificială pe care sistemul nostru de suport îl folosește ca să încadreze cererile de suport și să propună răspunsuri echipei noastre; primește textul mesajelor pe care ni le trimiți la suport, printr-un serviciu plătit pentru care Google nu le folosește ca să își îmbunătățească produsele, conform condițiilor Google privind prelucrarea datelor. Nimic nu ți se trimite fără un om din echipa noastră.

Următorii primesc date în nume propriu, nu în numele nostru:

• Airwallex prelucrează plățile cu cardul ca operator independent, după propria politică de confidențialitate;
• autoritățile publice primesc date doar când legea ne obligă să le furnizăm.

În cont, colegii tăi din aceeași firmă și oamenii noștri care se ocupă de firma ta (vânzătorul, tehnicianul, suportul) văd doar ce le permite rolul.

6. Datele în afara Spațiului Economic European

YSB Manager Limited este înregistrată în Hong Kong, Cloudflare este o firmă din SUA, cu centre de date în toată lumea, Anthropic prelucrează date în Statele Unite, iar Google poate prelucra mesajele de suport în afara Spațiului Economic European. Când datele tale ies din Spațiul Economic European, transferul se bazează pe decizia de adecvare a Comisiei Europene pentru furnizorii certificați în cadrul EU-US Data Privacy Framework sau pe clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană (articolele 45 și 46 din GDPR). Ne poți cere o copie a acestor garanții la office@ysbmanager.ro.

7. Cât timp păstrăm datele

• sesiunile de intrare în cont: cel mult 14 zile de la ultima intrare, apoi se șterg automat;
• jurnalul contului: 180 de zile, apoi se șterge automat;
• evidența emailurilor trimise: 90 de zile, apoi se șterge automat;
• dovada acordului pentru descărcare (dreptul de retragere) și a emiterii licenței, inclusiv adresa IP și browserul înregistrate odată cu ele: 3 ani după încetarea licenței, apoi se șterg, cu excepția cazului în care există un litigiu în curs;
• datele contului, ale firmei, ale licenței și ale calculatoarelor: cât timp ai contul sau licența, apoi 3 ani, ca să putem răspunde pretențiilor legate de contract, apoi se șterg sau se anonimizează, cu excepția cazului în care există un litigiu în curs; documentele de facturare, cât timp cere legea contabilă;
• conturile fără datele firmei: dacă un cont confirmat care nu are firmă și nici rol în echipa noastră nu adaugă datele firmei în 10 zile de la confirmarea adresei de email, contul și datele lui se șterg automat; trimitem pe email o amintire cu 3 zile înainte și un anunț când contul e șters, iar aceste emailuri rămân în evidența emailurilor trimise;
• fișele tehnice de instalare: cât timp firma e clientul nostru, apoi 3 ani, apoi datele personale din ele se șterg sau se anonimizează;
• cererile de suport: cât timp ești client, apoi cel mult 3 ani;
• copiile păstrate de furnizorii noștri de inteligență artificială, după propriile condiții: Google păstrează 55 de zile mesajele de suport trimise la Gemini API și răspunsurile lui, doar ca să depisteze și să prevină abuzurile și pentru divulgările cerute de lege sau de reglementări; Anthropic păstrează ce a văzut după regulile abonamentului Claude folosit de furnizorul nostru tehnic (pentru API, 30 de zile; în Claude for Work, până la ștergerea conversației, apoi 30 de zile), conversațiile semnalate de sistemele ei de siguranță până la 2 ani și scorurile lor de siguranță până la 7 ani, și poate păstra datele mai mult ca să combată folosirea abuzivă a serviciilor ei, pentru soluționarea unui litigiu cu furnizorul nostru tehnic sau când o cere legea;
• datele candidaților: cel mult 12 luni de la ultimul mesaj, apoi se șterg.

8. Decizii automate

Nu folosim profilarea. Deciziile automate sunt verificarea licenței și ștergerea conturilor fără datele firmei. Verificarea licenței controlează că licența e plătită și neexpirată și că numărul de calculatoare din licență nu e depășit. Dacă verificarea nu trece, accesul la YSB.Manager poate fi suspendat sau o activare poate fi închisă. Contul se șterge automat și atunci când datele firmei nu sunt adăugate la timp (punctul 7), după un email de amintire. În ambele cazuri poți cere ca rezultatul să fie revizuit de un om, îți poți explica punctul de vedere și îl poți contesta, scriindu-ne la office@ysbmanager.ro. Încadrarea cererilor de suport de către Google (punctul 5) doar ajută echipa noastră să pregătească un răspuns; nu decide nimic despre tine.

9. Cookie-uri și stocarea locală

Pe site-ul ysbmanager.ro, bannerul de cookie-uri de la GetTerms îți ține minte alegerea în spațiul de stocare al browserului, iar cookie-urile de statistică și de reclamă de la Google și Meta se folosesc doar dacă le accepți. Lista completă, cu durata fiecăruia, este în Politica de cookie-uri. Contul de pe ysbmanager.ro/cont folosește doar stocarea strict necesară pentru funcțiile pe care le ceri:

• __Host-ysb_cont: te ține în cont după ce intri; expiră după 14 zile sau când ieși din cont;
• __Host-ysb_tema: ține minte dacă ai ales tema deschisă sau închisă a contului; se setează doar când alegi o temă și expiră după un an.

Pagina de instalare ține minte, doar în browserul tău, alegerile pe care le faci la instalare, ca să nu o iei de la capăt. Îți poți schimba oricând alegerea din butonul de cookie-uri din colțul paginii. Poți șterge oricând această stocare din setările browserului.

10. Cum protejăm datele

Parolele și codurile de rezervă se păstrează doar ca amprente ireversibile, cheile de autentificare se păstrează criptat, conexiunile sunt criptate, iar membrii echipei noastre cu roluri de administrare intră în cont doar cu al doilea pas de autentificare. Fiecare om vede doar ce îi permite rolul.

11. Drepturile tale

Ai dreptul să afli ce date avem despre tine, să le corectezi, să ceri ștergerea lor sau restricționarea prelucrării, să te opui prelucrărilor bazate pe interesul nostru legitim și să îți primești datele într-un format ușor de folosit. Unele date nu le putem șterge cât timp legea ne obligă să le păstrăm (de exemplu facturile).

Ne scrii la office@ysbmanager.ro și îți răspundem în cel mult o lună. Te poți plânge și la autoritatea de protecție a datelor din țara ta; în România, Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro).

12. Copiii

YSB.Manager e făcut pentru firme și profesioniști. Nu ne adresăm copiilor sub 16 ani și nu le prelucrăm cu bună știință datele.

13. Modificări

Putem actualiza această politică. Varianta în vigoare e mereu pe această pagină, cu data la început. Schimbările importante ți le anunțăm pe email.